Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών για ομαδική αποστολή e-mail χρησιμοποιώντας το Outlook

Για όσους από εσάς που στέλνουν e-mail σε πολλές επαφές, υπάρχει μια πολύ πρακτική επιλογή που ονομάζεται Ομάδα στο Outlook. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε πολλές επαφές σε μια ομάδα που θα ορίσετε, για παράδειγμα, Ομάδα "Πελατών" στην οποία μπορείτε να τοποθετήσετε  όλες τις επαφές σας, που αφορούν τον κατάλογο Πελάτες. Τώρα, όταν θα πρέπει να στείλετε ένα email με τις επαφές αυτές, μπορείτε να επιλέξετε απλά την ομάδα και να το στείλετε ξεκούραστα και ταχύτατα.

Τώρα ας πάμε στην δημιουργία μιας ομάδας βήμα προς βήμα, για το Microsoft Outlook

1. Πηγαίνετε στην κεντρική καρτέλα, και κάντε κλικ στο "Δημιουργία Στοιχείων", στη συνέχεια επιλέξτε "Περισσότερα στοιχεία", "Ομάδα Επαφών" τώρα για να προσθέσετε μέλη σε αυτήν την ομάδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη Επαφών", και στη συνέχεια, επιλέξτε "Από τις Επαφές του Outlook".

2. Θα εμφανιστεί μια λίστα επαφών, κάντε κλικ στις επαφές που θα πρέπει να προσθέσετε στην ομάδα. Συνεχίστε να προσθέτετε επαφές, προσοχή εκείνες οι επαφές που εμφανίζονται στο πεδίο Μέλη διαχωρίζονται με ερωτηματικά, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

3. Στη λίστα επαφών σας, θα πρέπει να δείτε τη νέα ομάδα που δημιουργήθηκε.

Τώρα, όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε την ομάδα από το λίστα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" και στείλτε το μήνυμα σε όλα τα μέλη της ομάδος.

Πώς να στείλετε e-mail σε επιλεγμένα μέλη της ομάδας επαφών

1. Αναπτύξτε την ομάδα στο πεδίο "Προς".

2. Διαγράψτε τους ανθρώπους από το πεδίο "Προς" που θέλετε να αφαιρέσετε από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

3. Στείλτε το e-mail μόνο στα επιλεγμένα μέλη.

Συμβουλές Κόλπα & Προειδοποιήσεις

1. Δεν είναι όλα τα μηνύματα εξίσου σημαντικά για όλους. Ένα από τα πιο κοινά προβλήματα σε μια εταιρεία είναι όταν οι εργαζόμενοι λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι πραγματικά απαραίτητο για αυτούς να τα λάβουν. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ζητά κάποιον να κάνει κάτι, μπορεί να μπερδευτείτε το πώς θα πρέπει να συμμετέχετε στη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Ως εκ τούτου, ακόμη και αν η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδες είναι μάλλον εύκολη, με τον τρόπο που δείξαμε παραπάνω, δεν πρέπει να το χρησιμοποιούμε καταχρηστικά, ειδικά όταν δεν είναι πραγματικά απαραίτητο. Θα σώσουμε ο καθένας πολύ χρόνο αν ο αποστολέας του email εξετάζει προσεκτικά τους παραλήπτες.

2. Μην επιπλήττετε ή μην στέλνετε δηκτικές παρατηρήσεις σε ένα άτομο, ενώ όλοι οι άλλοι μπορεί να το διαβάσουν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας. Αυτό είναι και πάλι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των διαχειριστών οι οποίοι δεν ενδιαφέρονται αρκετά για την ευημερία των εργαζομένων. Παρότι αυτή η συγκεκριμένη συμπεριφορά εξοικονομεί πολύ χρόνο από την άποψη ότι δεν χρειάζεται να συντάξετε ενιαίο email για ένα άτομο, αυτό μπορεί να είναι αρκετά αποθαρρυντικό. Θα ήταν καλύτερα αν στέλναμε το συγκεκριμένο μήνυμα μεμονωμένα.

3. Μην στέλνετε μηνύματα spam. Πάντα να έχετε κατά νου ότι ό, τι αρέσει εσάς, δεν σημαίνει ταυτόχρονα ότι αρέσει και στους υπόλοιπους. Ως εκ τούτου, πριν καν πατήσετε το κουμπί αποστολής, εξετάστε την αντίδραση των ατόμων που λαμβάνουν το μήνυμά σας. 

4. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια επαφή σε διαφορετικές ομάδες. Απλά πρέπει να προσθέσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ή της στην ομάδα που δημιουργήσατε κάθε φορά ξεχωριστά.