Πώς να αποθηκεύσετε Email (και άλλα στοιχεία) στο Outlook

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επαφές και τις συναντήσεις του Outlook ως μεμονωμένα αρχεία. Η αποθήκευση αυτών των στοιχείων μπορεί να σας βοηθήσει να τα ανακτήσετε πιο γρήγορα και εύκολα αργότερα. Είναι ένας βολικός τρόπος για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ή να μοιραστείτε ορισμένα μηνύματα ή απλά να τα έχετε εύκολα προσβάσιμα στον δίσκο σας.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο

Πρώτον, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ως αρχεία στο Outlook. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν θέλετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας (ή για να τα αντιγράψετε σε άλλο υπολογιστή) ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το μήνυμα ως πρότυπο για μελλοντικά μηνύματα αργότερα.

Ξεκινήστε ανοίγοντας το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε. Στο παράθυρο email, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε την εντολή Αποθήκευση ως. Στο μενού Αποθήκευση ως μεταβείτε στη θέση που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο. Από προεπιλογή, το Outlook το ονομάζει με τη γραμμή θέματος του μηνύματος, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε σε ότι θέλετε.

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως διαφορετικούς τύπους αρχείων χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως. Η προεπιλογή είναι η Μορφή μηνυμάτων του Outlook. Αν το επιλέξετε, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο αρχείο για να το ανοίξετε ξανά στο Outlook. Υπάρχουν όμως και μερικές άλλες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε:

Μόνο κείμενο: Όταν αποθηκεύετε το μήνυμά σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, απλά αποθηκεύετε τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.

Πρότυπο του Outlook: Αποθήκευση του μηνύματός σας ως πρότυπο του Outlook σημαίνει ότι μπορείτε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν ανοίγετε το αρχείο, το Outlook δημιουργεί ένα νέο μήνυμα με τα περιεχόμενα του αρχείου που μπορείτε στη συνέχεια να τα στείλετε στην διεύθυνση που θέλετε.

HTML: Η αποθήκευση του μηνύματός σας ως εγγράφου HTML σημαίνει ότι αποθηκεύετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο για προβολή σε μια ιστοσελίδα. Θα μπορείτε να ανοίξετε το μήνυμα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού.

MHT: Ένα αρχείο MHT είναι ένα αρχείο αρχειοθέτησης ιστοσελίδας. Όπως ένα αρχείο HTML, είναι σχεδιασμένο να προβάλλεται σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Σε αντίθεση με ένα αρχείο MHT, ένα αρχείο HTML αποθηκεύει όλο το κείμενο, τον κώδικα, τις εικόνες και άλλα μέσα σε ένα μόνο αρχείο.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και το μήνυμά σας αποθηκεύεται ως αρχείο.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ως PDF χρησιμοποιώντας τον ενσωματωμένο εκτυπωτή PDF της Microsoft Office. Η αποθήκευση ως PDF είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός μηνύματος που θα μπορείτε να διαβάσετε με όλη τη σωστή μορφοποίηση.

Στο παράθυρο μηνύματος, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Εκτύπωση, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Εκτυπωτής και στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Microsoft Print to PDF. Σημειώστε ότι αν έχετε εγκαταστήσει μια άλλη εφαρμογή δημιουργίας PDF στον υπολογιστή σας (ή εάν χρησιμοποιείτε macOS), οι επιλογές εδώ μπορεί να διαφέρουν. Για παράδειγμα, αν έχετε εγκαταστήσει την Adobe, θα δείτε πιθανώς μια επιλογή Adobe PDF. Αυτό θα λειτουργήσει εξίσου καλά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Στο παράθυρο Αποθήκευση PDF ως που ανοίγει, επιλέξτε όπου θέλετε να αποθηκευτεί το PDF σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Και σημειώστε ότι από τη στιγμή που εκτυπώνετε μόνο σε μια μηχανή αναπαραγωγής PDF, το ίδιο τέχνασμα λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο για την αποθήκευση σε PDF του κάθε στοιχείου του Outlook (επαφές, ραντεβού και ούτω καθεξής).

Πώς να αποθηκεύσετε μια επαφή ως αρχείο

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τις επαφές ως αρχεία χρησιμοποιώντας το Outlook. Λειτουργεί σχεδόν η ίδια με την αποθήκευση μηνυμάτων και μπορεί να είναι χρήσιμη για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μεμονωμένων επαφών ή τη μεταφορά τους σε νέο υπολογιστή. Οι επαφές αποθηκεύονται επίσης ως αρχεία Vcard (CVF) - μια μορφή που χρησιμοποιείται από πολλές άλλες εφαρμογές που λειτουργούν με επαφές. Αυτό διευκολύνει επίσης τη μεταφορά μιας επαφής σε άλλη εφαρμογή ή την αποστολή πληροφοριών επαφής σε κάποιον άλλο, έτσι ώστε να μπορούν να την εισάγουν σε οποιαδήποτε εφαρμογή χρησιμοποιούν.

Από το παράθυρο επαφών, κάντε κλικ στο Αρχείο κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως. Στο παράθυρο Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο επαφών και, εάν θέλετε, αλλάξτε το όνομα. Όπως και με τα μηνύματα, μπορείτε να επιλέξετε μερικές διαφορετικές μορφές αρχείων από το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως.

Μόνο κείμενο: Όταν αποθηκεύετε την επαφή σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, αποθηκεύετε μόνο τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.

Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου: Η αποθήκευση της επαφής σας ως αρχείου εμπλουτισμένου κειμένου σημαίνει ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε πολλούς διαφορετικούς τύπους μορφοποίησης, όπως bold και italics για τις γραμματοσειρές, μαζί με εικόνες, στο αρχείο σας. Αυτή η μορφή μπορεί να είναι χρήσιμη εάν έχετε μια φωτογραφία με την κάρτα επαφής σας.

Μορφή μηνύματος του Outlook: Όταν αποθηκεύετε την επαφή σας στη μορφή μηνυμάτων του Outlook, μπορείτε να την ανοίξετε στο Outlook (ακόμα και σε άλλον υπολογιστή) και θα λειτουργήσει όπως οποιαδήποτε άλλη επαφή του Outlook. Αλλά τότε, θα συμπεριφερθεί με τον ίδιο τρόπο αν το αποθηκεύσετε στην προεπιλεγμένη μορφή VCF, έτσι δεν υπάρχει μεγάλο πλεονέκτημα εδώ.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα ραντεβού (ή ολόκληρο το ημερολόγιό σας) ως αρχείο

Και ακριβώς όπως και με άλλα στοιχεία του Outlook, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα ραντεβού σας ως αρχεία. Παρόλο που δεν είναι τόσο χρήσιμο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για αποθηκευμένα αντίγραφα μεμονωμένων ραντεβού, το Outlook υποστηρίζει το πρότυπο vCalendar, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε μια συνάντηση, να την στείλετε σε κάποιον άλλο και να την εισαγάγετε σε διαφορετική υποστηριζόμενη εφαρμογή.

Ανοίξτε το ραντεβού που θέλετε να αποθηκεύσετε. Στο παράθυρο ραντεβού, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως. Πλοηγηθείτε όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο ραντεβού και, στη συνέχεια, δώστε το όνομα. Όπως και με τα μηνύματα και τις επαφές, μπορείτε να επιλέξετε μερικές διαφορετικές μορφές αρχείων από το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως.

Μόνο κείμενο: Όταν αποθηκεύετε το ραντεβού σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, αποθηκεύετε μόνο τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.

Πρότυπο του Outlook: Αποθήκευση ραντεβού σας ως πρότυπο του Outlook σημαίνει ότι μπορείτε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε μελλοντικά ημερολόγια ή συναντήσεις ημερολογίου.

Μορφή μηνύματος του Outlook: Όταν αποθηκεύετε το ραντεβού σας στη μορφή μηνύματος του Outlook, μπορείτε να το ανοίξετε ξανά στο Outlook, ακόμη και σε έναν άλλο υπολογιστή.

HTML: Η αποθήκευση του μηνύματός σας ως εγγράφου HTML σημαίνει ότι αποθηκεύετε το ραντεβού σας για προβολή σε μια ιστοσελίδα.

MHT: Ένα αρχείο MHT είναι ένα αρχείο αρχειοθέτησης ιστοσελίδας. Όπως ένα αρχείο HTML, είναι σχεδιασμένο να προβάλλεται σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Σε αντίθεση με ένα αρχείο MHT, ένα αρχείο HTML αποθηκεύει όλο το κείμενο, τον κώδικα, τις εικόνες και άλλα μέσα σε ένα μόνο αρχείο.

iCalendar: Το iCalendar είναι ένα άλλο πρότυπο ημερολογίου που σας επιτρέπει να μεταφέρετε πληροφορίες ημερολογίου σε διαφορετικές εφαρμογές ημερολογίου.

Επιλέξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα μόνο ραντεβού ή ολόκληρο το ημερολόγιό σας. Η αποθήκευση ολόκληρου του ημερολογίου θα αποθηκεύσει όλα τα δεδομένα στο τρέχον ημερολόγιο του Outlook.