Οι πιθανότητες στο να δημιουργήσετε τους ίδιους τύπους υπολογιστικών φύλλων Excel ξανά και ξανά είναι αρκετές. Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε αυτή τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.
Όταν θέλετε να δημιουργήσετε παρόμοια υπολογιστικά φύλλα, πολλοί άνθρωποι ανοίγουν ένα υπάρχον φύλλο, διαγράφουν τα δεδομένα που δεν επιθυμούν εκεί και στη συνέχεια το αποθηκεύουν ως ένα διαφορετικό αρχείο. Ακόμα χειρότερα, μερικοί απλά δημιουργούν το αρχείο από το μηδέν κάθε φορά. Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο μπορεί να κάνει αυτή την διαδικασία πολύ πιο απλή και γρήγορη. Τα αρχεία προτύπων είναι λίγο πολύ τα ίδια με τα τυπικά αρχεία του Excel, αλλά έχουν ήδη ρυθμιστεί στο περιεχόμενο μορφοποίησης τους. Απλώς χρησιμοποιείτε το πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Excel και συμπληρώστε τα δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από την αρχή ή μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο ως πρότυπο και, στη συνέχεια, να το «πειράξετε» λίγο.
Για παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε ένα πρότυπο από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο, στο παράδειγμα μας θα χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο φύλλο για εκθέσεις δαπανών.
Το αρχείο είναι απλώς ένα κανονικό αρχείο Excel αποθηκευμένο με την επέκταση .xlsx. Η δική μας μορφή είναι ήδη μορφοποιημένη, επομένως απλά πρέπει να διαγράψουμε οποιαδήποτε δεδομένα δεν χρειαζόμαστε όπως η παραπάνω εικόνα. Εάν προσαρμόζετε ένα υπάρχον φύλλο (ή δημιουργείτε ένα νέο), προχωρήστε και καθαρίστε το. Ρυθμίστε το φύλλο βάσης, προσθέστε τις επικεφαλίδες, συμπεριλάβετε τύπους, μορφοποιήστε τα κελιά, και δημιουργήστε οτιδήποτε άλλο. Όταν το κάνετε όπως θέλετε, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως πρότυπο. Ανοίξτε το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως. Στο αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου (ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειμένου του ονόματος αρχείου), επιλέξτε την επιλογή Πρότυπο Excel (.xltx). Από προεπιλογή, το Excel προτιμά να αποθηκεύει τα πρότυπα σε πρότυπα Documents \ Custom Office, αλλά μπορείτε να τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε θελήσετε εσείς.
Εάν θέλετε μια ακόμη πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση όπου το Excel αποθηκεύει πρότυπα. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές. Στο παράθυρο Επιλογές του Excel, κάντε κλικ στην κατηγορία Αποθήκευση στην αριστερή στήλη. Στα δεξιά, θα δείτε ένα πλαίσιο Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια διαδρομή σε μια προσαρμοσμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Τώρα που έχετε αποθηκεύσει το πρότυπό σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέα έγγραφα.
Εάν αποθηκεύσετε τα πρότυπά σας στο φάκελο των επίσημων προσαρμοσμένων προτύπων που χρησιμοποιεί το Office (είτε πρόκειται για την προεπιλεγμένη τοποθεσία Documents \ Custom Office Templates, είτε έχετε ρυθμίσει μια νέα θέση αποθήκευσης στις Ρυθμίσεις), αυτά τα πρότυπα θα είναι διαθέσιμα στην οθόνη εκκίνησης του Office. Αυτή η οθόνη εμφανίζει προτεινόμενα πρότυπα, αλλά μπορείτε να δείτε πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Προσωπικά. Απλά κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Excel δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για εσάς με βάση αυτό το πρότυπο.
Εάν θέλετε να ανοίξετε το αρχείο προτύπου για να το τροποποιήσετε, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και στη συνέχεια να επιλέξετε Άνοιγμα από το μενού περιβάλλοντος. Tέλος, τα αρχεία προτύπων είναι λειτουργικά παρόμοια με τα κανονικά αρχεία του Excel. Η μεγάλη διαφορά έγκειται στο πώς χειρίζεται το Excel τα αρχεία αυτά, καθιστώντας εύκολο για σας να δημιουργήσετε νέα έγγραφα που βασίζονται σε αυτά.
0 σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου