Η δημιουργία ενός προσωπικού προσαρμοσμένου προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει στο να γλυτώσετε πολύ χρόνο. Πολλοί άνθρωποι ανοίγουν ένα υπάρχον φύλλο, διαγράφουν τα δεδομένα που δεν επιθυμούν και στη συνέχεια το αποθηκεύουν ως ένα διαφορετικό αρχείο. Ακόμα χειρότερα, μερικοί απλά δημιουργούν το αρχείο από το μηδέν κάθε φορά.
Χρησιμοποιείτε το πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Excel και συμπληρώστε τα δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από την αρχή ή μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο ως πρότυπο και, στη συνέχεια, να το φέρετε στα μέτρα σας λίγο. Για παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε ένα πρότυπο για εκθέσεις δαπανών από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο.
Το αρχείο είναι απλώς ένα κανονικό αρχείο Excel αποθηκευμένο με την επέκταση .xlsx. Η δική μας μορφή είναι ήδη μορφοποιημένη. Εάν προσαρμόζετε ένα υπάρχον φύλλο (ή δημιουργείτε ένα νέο), απλά διαγράψτε οποιαδήποτε δεδομένα δεν χρειάζεστε. Ρυθμίστε το φύλλο βάσης, προσθέστε τις επικεφαλίδες, συμπεριλάβετε τύπους, μορφοποιήστε τα κελιά, δημιουργήστε ότι άλλο χρειάζεστε και απλά σώστε το στον υπολογιστή σας με τον παρακάτω τρόπο.
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο ως πρότυπο. Ανοίξτε το μενού Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως. Στο αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου (ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειμένου του ονόματος αρχείου), επιλέξτε την επιλογή Πρότυπο Excel (.xltx).
Από προεπιλογή, το Excel προτιμά να αποθηκεύει πρότυπα σε Έγγραφα \ Προσαρμοσμένα πρότυπα του Office, αλλά μπορείτε να τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε σας αρέσει. Εάν θέλετε μια ακόμη πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση όπου το Excel αποθηκεύει πρότυπα. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές. Στο παράθυρο που ανοίξατε, κάντε κλικ στην κατηγορία Αποθήκευση στην αριστερή στήλη. Στα δεξιά, θα δείτε ένα πλαίσιο «Προεπιλεγμένη θέση προσωπικών προτύπων» όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια διαδρομή σε μια προσαρμοσμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα.
Εάν αποθηκεύσετε τα πρότυπά σας στο φάκελο των επίσημων προσαρμοσμένων προτύπων που χρησιμοποιεί το Office (είτε πρόκειται για την προεπιλεγμένη τοποθεσία Documents \ Custom Office Templates, είτε έχετε ρυθμίσει μια νέα θέση αποθήκευσης στις Ρυθμίσεις), αυτά τα πρότυπα θα είναι διαθέσιμα στην οθόνη εκκίνησης του Office. Αυτή η οθόνη εμφανίζει προτεινόμενα πρότυπα, αλλά μπορείτε να δείτε πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Προσωπικά. Απλά κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Excel δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για εσάς με βάση αυτό το πρότυπο.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βασισμένο σε ένα πρότυπο, κάνοντας διπλό κλικ στο πρότυπο του File Explorer. Η προεπιλεγμένη ενέργεια στα αρχεία προτύπων είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αντί να ανοίξετε το αρχείο προτύπου, οπότε κάνοντας διπλό κλικ σε ένα πρότυπο ανοίγει αμέσως ένα νέο αρχείο Excel για εσάς.
Εάν θέλετε να ανοίξετε το πραγματικό αρχείο προτύπου για να το τροποποιήσετε, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και στη συνέχεια να επιλέξετε Άνοιγμα από το μενού περιβάλλοντος.
0 σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου